Documentation Sprint Collect
1. Présentation et périmètre
Sprint Collect gère un cycle complet de collecte de justificatifs pour des comptes WordPress.
Sprint Collect Free fournit le socle fonctionnel : création des justificatifs, modèles de dossiers, stockage privé, portail utilisateur, contrôle administratif, relances manuelles et journal d’activité. Sprint Collect Pro se greffe sur le plugin Free et déverrouille les automatisations et les fonctions avancées.
| Fonction | Free | Pro |
|---|---|---|
| Collecte privée de fichiers | Oui | Oui |
| Types de pièces et modèles | Oui | Oui |
| Portail utilisateur sécurisé | Oui | Oui |
| Contrôle / validation / correction | Oui | Oui |
| Attribution manuelle de dossiers | Oui | Oui |
| Relances manuelles | Oui | Oui |
| Historique et outils essentiels | Oui | Oui |
| Modes Essentiel / Complet / Expert | Oui | Oui |
| Attribution automatique par rôle | — | Oui |
| Conditions avancées ET / OU / NON | — | Oui |
| Messages conditionnels | — | Oui |
| Relances automatiques | — | Oui |
| Alertes d’expiration avancées | — | Oui |
| Destinataires multiples | — | Oui |
| Personnalisation HTML des e-mails | — | Oui |
| Fin de saison | — | Oui |
| Application automatique des politiques de conservation | — | Oui |
| Exports avancés et transfert de configuration | — | Oui |
| Sources documentaires externes / imports intégrations | — | Oui |
| Permissions détaillées par rôle | — | Oui |
| Diagnostics avancés | — | Oui |
| Gestion des add-ons premium | — | Oui |
| Principe important : Sprint Collect Pro n’est pas un plugin autonome : Sprint Collect Free doit être installé et activé. Les réglages Pro sont conçus pour rester conservés lorsque Pro n’est temporairement plus disponible. |
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2. Installation et première configuration
Prérequis
- WordPress : 6.5 ou version ultérieure (plugin testé jusqu’à 7.0.3).
- PHP : 8.0 ou version ultérieure.
- Compte administrateur : nécessaire pour installer les extensions et effectuer la configuration initiale.
Installation
- Installez et activez Sprint Collect Free.
- Si vous disposez de Pro, installez ensuite Sprint Collect Pro.
- Ouvrez Sprint Collect > Licences et activez la clé Pro.
- Créez ou sélectionnez la page du portail utilisateur et placez-y le shortcode [sprint_collect].
- Créez les types de pièces nécessaires.
- Créez un ou plusieurs modèles de dossiers.
- Attribuez un modèle à un utilisateur pour réaliser un premier test.
- Configurez l’adresse d’envoi des notifications et envoyez un e-mail de test.
| Conseil de mise en route : Commencez avec un seul modèle de test et un compte utilisateur de démonstration. Validez le cycle complet — attribution, envoi d’une pièce, contrôle, correction, validation et relance — avant de généraliser à tous les membres. |
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3. Interface et modes d’affichage
Les modes d’affichage simplifient l’administration mais ne changent pas les permissions ni les fonctions réellement activées. Un écran masqué peut rester accessible si le compte possède les droits nécessaires.
| Mode | Contenu visible |
|---|---|
| Essentiel | Tableau de bord, dossiers, utilisateurs, relances manuelles, réglages principaux et licences. |
| Complet | Ajoute fin de saison, types de pièces, modèles, outils courants et journal. |
| Expert | Ajoute les add-ons, diagnostics, permissions, sources externes et transferts techniques. |
| Mode conseillé : Pour une équipe non technique, utilisez Essentiel ou Complet au quotidien. Gardez Expert pour la configuration avancée, les diagnostics et les intégrations. |
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4. Tableau de bord
Figure 1 — Tableau de bord administrateur — rendu virtuel basé sur l’interface du plugin ; données fictives.
Le tableau de bord donne une vue immédiate sur :
- les dossiers actifs, clôturés ou désactivés ;
- les dossiers complets ;
- les pièces reçues qui attendent un contrôle ;
- les dossiers nécessitant une relance ;
- l’état global des pièces : manquantes, à contrôler, à corriger ou expirées ;
- la santé de la configuration : types, modèles, stockage privé, page utilisateur et relances.
5. Types de pièces
Figure 2 — Liste et création d’un type de pièce — rendu virtuel basé sur l’interface du plugin ; données fictives.
Un type de pièce représente un justificatif réutilisable, par exemple un certificat médical, une pièce d’identité, une photo ou une attestation d’assurance. Chaque type peut définir :
- les extensions autorisées et la taille maximale ;
- une date de document ;
- une date d’expiration ;
- une source de document ;
- une politique de conservation après clôture : manuelle, à la clôture, après un délai ou après expiration.
| Free / Pro : Les champs de conservation sont visibles dans le cœur. L’application automatique des politiques de conservation par la tâche planifiée dépend de la fonction Pro « Politiques de conservation ». Les fichiers d’un dossier actif ne sont pas supprimés par ces règles. |
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6. Modèles de dossiers
Figure 3 — Création d’un modèle et conditions avancées — rendu virtuel basé sur l’interface du plugin ; données fictives.
Un modèle est une checklist réutilisable de pièces. En Free, vous pouvez constituer le modèle, choisir les types inclus et indiquer ceux qui sont obligatoires. Pro ajoute notamment :
- l’attribution automatique par rôle WordPress ;
- des conditions avancées combinant ET / OU / NON ;
- des conditions propres à une pièce ;
- des messages conditionnels destinés à l’utilisateur ;
- des règles d’attribution basées sur les données disponibles via les intégrations.
| Conservation des réglages : Lorsqu’une fonction Pro n’est pas disponible, les conditions déjà enregistrées sont conçues pour rester présentes en lecture seule plutôt que d’être effacées. |
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7. Dossiers et contrôle des pièces
Figure 4 — Liste des dossiers et attribution manuelle — rendu virtuel basé sur l’interface du plugin ; données fictives.
L’onglet Dossiers sert à attribuer un modèle, filtrer les dossiers puis ouvrir ceux qui nécessitent une action. Les indicateurs de progression permettent de repérer rapidement les dossiers incomplets ou en attente de contrôle.
Figure 5 — Contrôle détaillé d’un dossier — rendu virtuel basé sur l’interface du plugin ; données fictives.
États usuels d’une pièce
- Manquante : aucun fichier n’a encore été déposé.
- Reçue : le fichier a été envoyé et doit être contrôlé.
- À corriger : le document doit être remplacé ou complété ; le commentaire explique la correction attendue.
- Validée : la pièce est acceptée.
- Expirée : la date d’expiration est dépassée.
Depuis le contrôle d’un dossier, l’administrateur peut consulter le fichier, modifier l’état, renseigner des dates, ajouter un commentaire et enregistrer la décision. Le plugin gère également la clôture, la réouverture, la purge et la suppression selon les droits du compte.
8. Utilisateurs
Figure 6 — Vue des comptes WordPress et de leurs dossiers — rendu virtuel basé sur l’interface du plugin ; données fictives.
Cette vue réunit les comptes WordPress avec ou sans dossier. Elle est utile pour :
- repérer un membre qui n’a encore reçu aucun dossier ;
- ouvrir directement les dossiers d’un utilisateur ;
- attribuer rapidement un modèle ;
- filtrer par rôle ou état ;
- clôturer, purger ou supprimer un utilisateur selon les permissions et les protections prévues.
| Suppression : Les suppressions complètes sont des opérations irréversibles et les écrans du plugin utilisent des confirmations renforcées. Vérifiez toujours les filtres et les sauvegardes avant une action de masse. |
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9. Portail utilisateur
Figure 7 — Portail utilisateur avec dépôt et suivi des justificatifs — rendu virtuel basé sur l’interface du plugin ; données fictives.
Le shortcode [sprint_collect] affiche l’espace de collecte pour un utilisateur connecté. Chaque dossier présente les pièces demandées, leur caractère obligatoire ou facultatif, leur état, les commentaires administratifs et le formulaire de dépôt.
- Les fichiers restent hors de la médiathèque publique WordPress.
- L’utilisateur voit immédiatement les documents manquants, à corriger ou validés.
- Les règles de format et de taille sont appliquées au dépôt.
- Le portail peut être utilisé dans un contexte de représentation/délégation lorsque les autorisations prévues par le site le permettent.
10. Relances
Figure 8 — Relances manuelles et automatiques Pro — rendu virtuel basé sur l’interface du plugin ; données fictives.
Relances manuelles — Free
- La liste propose les dossiers qui nécessitent une attention.
- Les motifs peuvent inclure des pièces manquantes, à corriger, expirées ou bientôt expirées.
- Plusieurs dossiers peuvent être sélectionnés pour un envoi groupé.
Relances automatiques — Pro
- activation d’une relance quotidienne automatique ;
- délai minimum entre deux relances ;
- anticipation des dates d’expiration ;
- choix des situations incluses dans l’automatisation.
| Anti-spam fonctionnel : Le principe du module est de regrouper les éléments à traiter afin d’éviter de multiplier les e-mails pour une même personne. |
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11. Fin de saisonPro
Figure 9 — Workflow de fin de saison et protections — rendu virtuel basé sur l’interface du plugin ; données fictives.
La fin de saison est une opération de masse conçue pour traiter les comptes et dossiers sélectionnés par filtres. Le workflow prévoit une vérification préalable puis une confirmation renforcée avant suppression.
- filtrage par nom/e-mail, modèle et rôle ;
- résumé du nombre d’utilisateurs, dossiers et fichiers concernés ;
- réattribution éventuelle des contenus WordPress ;
- protection automatique du compte connecté et des administrateurs ;
- conservation d’un historique minimal sans fichier, nom de fichier ni commentaire administratif.
| Attention : L’opération peut supprimer des comptes WordPress ainsi que tous leurs dossiers et fichiers Sprint Collect. Elle doit être réservée à un administrateur qui a validé la stratégie de conservation et dispose d’une sauvegarde récente. |
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12. Réglages et notifications
Figure 10 — Réglages, notifications et personnalisation Pro des e-mails — rendu virtuel basé sur l’interface du plugin ; données fictives.
Les réglages principaux couvrent la page du portail, le stockage, le comportement de désinstallation et la messagerie. Les notifications peuvent être envoyées à une adresse de gestion principale et, avec Pro, à plusieurs utilisateurs ou rôles.
Personnalisation Pro des e-mails
- choix entre le modèle e-mail global du site et l’habillage Sprint Collect ;
- logo, nom d’en-tête et pied de page ;
- personnalisation de l’objet et du corps HTML pour chaque type de notification ;
- variables dynamiques telles que le nom de l’utilisateur, le dossier ou la liste des pièces ;
- prévisualisation avant enregistrement.
| Test d’e-mail : Le bouton de test vérifie que WordPress accepte l’envoi. Une réponse positive de WordPress ne garantit toutefois pas la délivrabilité finale : l’hébergement, le DNS ou le serveur SMTP peuvent encore intervenir. |
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13. Outils, diagnostics et exports
Figure 11 — État du système, maintenance et transfert de configuration — rendu virtuel basé sur l’interface du plugin ; données fictives.
Les outils essentiels vérifient notamment les tables, l’écriture dans le stockage privé, la protection du répertoire, la page utilisateur et la tâche WP-Cron. Pro ajoute des fonctions de maintenance et d’export plus avancées.
Fonctions Pro importantes
- rapport de diagnostic complet et export JSON ;
- journal des erreurs techniques capturées ;
- export de configuration incluant types, modèles, rôles, notifications et règles de conservation ;
- import et fusion de configuration sur un autre site ;
- exports CSV avancés des dossiers et des pièces.
| Ce que l’export de configuration n’emporte pas : L’export de configuration Pro n’inclut pas les utilisateurs, les dossiers ni les fichiers privés. Il sert à transférer la structure et les réglages, pas les données personnelles collectées. |
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14. Add-ons et sources externes
Figure 12 — Gestion des add-ons Sprint Collect — rendu virtuel basé sur l’interface du plugin ; données fictives.
Le cœur expose une API permettant à des add-ons d’enregistrer des sources documentaires et des intégrations. Pro prend en charge la gestion premium des add-ons ainsi que les imports sécurisés de fichiers provenant d’une source externe ou d’une intégration.
- une source peut déclarer qu’elle supporte l’import externe ;
- les imports vérifient le dossier, la pièce, l’état et les autorisations ;
- les intégrations peuvent utiliser des identifiants externes pour éviter les doublons ;
- les licences indépendantes des add-ons sont gérées dans l’onglet Licences.
15. Licences
Figure 13 — État de la licence Sprint Collect Pro — rendu virtuel basé sur l’interface du plugin ; données fictives.
L’onglet Licences regroupe l’état de Sprint Collect Pro et, le cas échéant, des produits premium indépendants. La licence Pro contrôle les permissions signées nécessaires au chargement et à l’exécution des modules avancés.
- activation de la clé ;
- vérification manuelle de l’état ;
- désactivation de la licence ;
- affichage des fonctions Pro autorisées ;
- conservation des données et réglages si les fonctions Pro deviennent indisponibles.
| Connexion externe : Sprint Collect Free ne contacte pas un service externe par lui-même. Sprint Collect Pro contacte le service de licences Sprint Plugins pour l’activation et les vérifications après saisie d’une clé. |
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16. Sécurité, confidentialité et conservation
Stockage des fichiers
- Les fichiers sont enregistrés dans un répertoire privé protégé sous le dossier d’uploads WordPress.
- Ils ne sont pas ajoutés à la médiathèque publique.
- Le plugin stocke également les métadonnées de dossier, les états, dates, commentaires et informations de validation.
Vie privée WordPress
- Le plugin ajoute un texte suggéré au guide de politique de confidentialité WordPress.
- Il s’intègre aux outils d’export et d’effacement des données personnelles.
- L’administrateur du site reste responsable de la base légale, des droits d’accès et des durées de conservation applicables à chaque justificatif.
Permissions
Pro propose une matrice détaillée de permissions par rôle. Le rôle « Gestionnaire des justificatifs » est créé automatiquement, tandis que les administrateurs conservent tous les droits. Les contrôles de permission sont appliqués côté serveur, y compris pour les actions AJAX.
| Recommandation : N’accordez l’accès aux justificatifs qu’aux rôles qui en ont réellement besoin. Les documents collectés peuvent contenir des informations sensibles ; l’accès WordPress doit donc être limité, journalisé et régulièrement revu. |
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17. Workflow conseillé au quotidien
| 1. Préparer | Créer les types de pièces et le modèle de dossier. |
|---|---|
| 2. Attribuer | Attribuer le modèle manuellement ou automatiquement avec Pro. |
| 3. Collecter | L’utilisateur dépose ses fichiers depuis le portail. |
| 4. Contrôler | L’équipe ouvre les pièces reçues et les valide ou demande une correction. |
| 5. Relancer | Envoyer des relances manuelles ou laisser Pro appliquer le planning automatique. |
| 6. Clôturer | Une fois le cycle terminé, clôturer les dossiers et appliquer la politique de conservation. |
| 7. Archiver / purger | En fin de saison, utiliser les outils de cycle de vie Pro si une suppression de masse est nécessaire. |
| Routine courte : Pour une utilisation régulière, l’équipe peut se limiter à quatre écrans : Tableau de bord → Dossiers → Utilisateurs → Relances. Les autres écrans sont surtout utiles lors de la configuration ou à des moments clés de la saison. |
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18. FAQ et dépannage
Où sont stockés les fichiers ?
Dans un répertoire privé sous les uploads WordPress, en dehors de la médiathèque publique.
Sprint Collect nécessite-t-il Sprint Club ?
Non. Sprint Club est optionnel et peut notamment fournir une navigation ou un héritage de mode d’affichage.
Le plugin Free impose-t-il une limite ou une expiration ?
Les fonctions Free décrites dans le plugin ne sont pas limitées dans le temps. Pro est une extension optionnelle séparée.
Pourquoi un e-mail de test est-il accepté mais non reçu ?
WordPress peut accepter l’envoi alors que le serveur d’hébergement, le SMTP ou les règles anti-spam bloquent ensuite le message. Vérifiez la configuration SMTP et les journaux.
Pourquoi un onglet n’est-il pas visible ?
Le mode d’affichage peut masquer des écrans. Les permissions WordPress peuvent également retirer certains onglets. Passez temporairement en Expert pour diagnostiquer.
Que se passe-t-il si Pro est désactivé ?
Le cœur reste utilisable pour les fonctions Free. Les réglages Pro existants sont conçus pour être conservés et les fonctions correspondantes deviennent indisponibles.
Peut-on transférer la configuration vers un autre site ?
Oui avec Pro : l’export JSON permet de transférer types, modèles, rôles, notifications et règles, sans utilisateurs, dossiers ni fichiers.
Comment éviter une suppression accidentelle en fin de saison ?
Utilisez les filtres, contrôlez le résumé, vérifiez les comptes protégés, faites une sauvegarde puis utilisez uniquement l’action confirmée prévue par le plugin.