Documentation Sprint Événements & Bénévoles

• Clubs sportifs organisant des rencontres, tournois, stages, portes ouvertes ou manifestations.
• Associations ayant besoin de recruter des bénévoles sur plusieurs créneaux et de suivre les places restantes.
• Équipes souhaitant déléguer une partie de la gestion à des responsables sans leur donner un accès complet à WordPress.
• Sites WordPress voulant conserver la publication, les inscriptions et le planning dans une interface unique.

La version Free ne sert pas uniquement de démonstration : elle couvre le cycle principal de création, publication et inscription. Pro ajoute surtout des règles de traitement, de communication, d’automatisation et de délégation.

1. Installez et activez Sprint Événements & Bénévoles Free.

2. Ouvrez le menu Sprint Événements & Bénévoles puis Réglages > Pages.

3. Lancez l’assistant de pages afin de créer ou rattacher les pages publiques et protégées nécessaires.

4. Vérifiez Réglages > Événements et Réglages > Bénévoles, puis activez uniquement les modules utiles.

5. Créez un premier événement, puis une mission et un ou plusieurs créneaux pour tester le parcours complet.

6. Si vous utilisez Pro, installez ensuite l’extension Pro, activez une licence valide et vérifiez l’accès aux fonctions Pro.

La désactivation conserve les données. La désinstallation les conserve également par défaut ; une suppression complète ne doit intervenir que si l’option de nettoyage correspondante a été explicitement activée.

Le menu d’administration est organisé pour séparer la consultation, la gestion opérationnelle, la communication et les réglages. Les entrées affichées dépendent des modules activés et, pour les fonctions avancées, de la présence de Pro.

Les modes Essentiel, Complet et Expert ne désactivent pas les données ni les permissions. Ils règlent la densité d’options affichées. Essentiel simplifie les écrans, Complet expose davantage de paramètres et Expert affiche les réglages les plus détaillés, notamment les shortcodes et options avancées.

Le tableau de bord sert de point d’entrée. Il synthétise le volume d’événements, de missions, de participants et d’inscriptions bénévoles, tout en donnant accès aux actions les plus courantes.

Figure 1 — Tableau de bord reconstitué de Sprint Événements & Bénévoles

• Des compteurs pour les événements, missions, participants événements et inscriptions bénévoles.
• Un état technique permettant de repérer rapidement une configuration incomplète.
• Un démarrage rapide vers la création d’un événement, d’une mission, la gestion des créneaux ou des pages.
• Des informations sur les prochains événements et, dans la partie bénévoles, les créneaux encore incomplets.
• Une zone Activité : le cœur Free s’appuie sur une tâche horaire ; Pro y enrichit le suivi des traitements et automatisations.

Un événement est la fiche centrale à laquelle peuvent être rattachés des participants et des missions bénévoles. La liste d’administration facilite ensuite la consultation de la période, de l’état et des actions disponibles.

Figure 2 — Liste d’administration des événements

Dans Gestion > Événements, créez une nouvelle fiche puis renseignez le contenu éditorial. Le panneau de planification regroupe les paramètres qui pilotent réellement l’affichage et les inscriptions.

Figure 3 — Édition d’un événement et paramètres de planification

Planification et affichage

• Date et heure de début, puis date et heure de fin.
• Fenêtre d’affichage facultative pour contrôler la période pendant laquelle l’événement est visible.
• Lieu enregistré ou saisie libre et adresse affichée.
• État : Brouillon, Planifié, Publié, Annulé, Terminé ou Archivé.
• Mise en avant de l’événement.
• Activation des inscriptions adhérents, capacité éventuelle (0 = illimitée) et date de clôture des inscriptions.

Visibilité

• Publique : accessible selon la publication du site.
• Utilisateurs connectés : réservée aux membres authentifiés.
• Rôles sélectionnés : restriction à certains rôles WordPress lorsque l’option est exposée.
• Lien privé : accès à utiliser pour une diffusion plus ciblée.
• Lien externe facultatif pour compléter la fiche avec une ressource extérieure.

Gestion > Participants affiche les utilisateurs inscrits aux événements avec l’événement concerné, leur état, la date d’inscription et, le cas échéant, les informations d’annulation. L’administrateur peut annuler une inscription depuis cette liste.

Les lieux enregistrés évitent de ressaisir les mêmes informations. Chaque lieu possède un intitulé et une adresse, puis peut être sélectionné lors de l’édition d’un événement ou d’une mission.

Le calendrier permet une lecture mensuelle des événements. Les archives regroupent les événements passés avec leur type, leurs dates, leur lieu, leur état et le nombre de missions associées. Une option permet également d’automatiser l’archivage après un délai défini.

Une mission décrit un besoin bénévole. Elle peut être rattachée à un événement et comporter plusieurs créneaux, chacun avec sa propre date, ses horaires et son nombre de bénévoles recherchés.

Figure 4 — Édition d’une mission et de ses créneaux bénévoles

• Événement associé, afin de regrouper les besoins et les inscriptions sous le bon événement.
• Dates de début et de fin de la mission.
• Lieu, éventuellement hérité de l’événement ou défini spécifiquement.
• Responsable de la mission, utile pour l’organisation et les permissions Pro.
• Autorisation ou non des inscriptions invitées lorsque ce mode est activé globalement.
• Un ou plusieurs créneaux : date, heure de début, heure de fin et capacité recherchée.

Pour un tournoi, une mission « Buvette » peut comprendre 09:00–11:00 avec 3 bénévoles, 11:00–13:00 avec 4 bénévoles et 13:00–15:00 avec 3 bénévoles. Chaque créneau est suivi séparément : un créneau peut être complet alors qu’un autre reste disponible.

Gestion > Inscriptions centralise les personnes inscrites aux missions, avec la mission, le créneau, le statut et la date de l’action. Les statuts permettent de distinguer une inscription confirmée d’un traitement en attente ou d’une annulation.

Figure 5 — Liste d’administration des inscriptions bénévoles

Lorsqu’elles sont autorisées, les personnes sans compte WordPress peuvent s’inscrire à une mission avec prénom, nom, adresse e-mail et éventuellement téléphone, puis accepter l’information de confidentialité. Une adresse appartenant déjà à un compte WordPress doit utiliser la connexion au compte. Le lien de confirmation envoyé par e-mail est à usage unique et sa validité est limitée.

Réglages > Pages audite les pages nécessaires et permet de les créer ou de les rattacher automatiquement. Cette étape est particulièrement utile lors de la première installation ou après une migration.

Figure 6 — Assistant de configuration des pages

Le plugin enregistre également des blocs dynamiques pour les événements, le prochain événement, le calendrier, les archives, les missions et le planning personnel. Ils permettent de construire une page sans saisir le shortcode manuellement.

Côté site, la liste d’événements présente les informations essentielles sous forme de cartes et peut proposer un filtre par type. Les badges peuvent signaler un événement mis en avant, annulé ou le nombre de missions bénévoles associées.

Figure 7 — Exemple de liste publique des événements

La fiche détaillée affiche les dates, le lieu, la description et le bloc d’inscription. Un visiteur non connecté est invité à se connecter avant de s’inscrire directement à un événement. Un membre connecté peut s’inscrire ou annuler son inscription selon l’état et la capacité disponibles.

Figure 8 — Calendrier mensuel public

La navigation permet de passer au mois précédent ou suivant. Les événements du mois sont liés à leurs fiches afin de passer rapidement de la vue globale au détail.

La page Missions bénévoles présente les missions publiées, leur événement, leurs créneaux et les disponibilités. Le visiteur peut filtrer les besoins et choisir le créneau qui lui convient.

Figure 9 — Liste publique des missions et créneaux

• Un membre connecté peut utiliser son compte WordPress.
• Un invité peut s’inscrire si les inscriptions invitées sont activées globalement et autorisées pour la mission.
• Le nombre de places restantes est calculé par créneau.
• Une confirmation e-mail peut être envoyée selon les réglages ; un invité doit confirmer son adresse lorsque le parcours le demande.
• Le délai minimal d’annulation peut être configuré dans les réglages Bénévoles.

Figure 10 — Planning personnel d’un bénévole connecté

Le planning personnel regroupe les inscriptions de l’utilisateur connecté et propose l’annulation lorsqu’elle reste autorisée. Pour une inscription invitée, la page « Mon inscription bénévole » utilise un lien personnel sécurisé afin de consulter la mission, le créneau, le statut et d’annuler si les règles le permettent.

Le plugin fournit un portail de gestion front-end destiné aux personnes qui doivent suivre l’organisation sans travailler dans les écrans d’administration WordPress. Il peut afficher les événements, missions, créneaux, capacités et personnes inscrites selon les droits disponibles.

Figure 11 — Portail front-end de gestion pour les responsables

• Nombre de missions et de créneaux de l’événement.
• Besoins couverts et places encore manquantes.
• Liste par mission : responsable, lieu, créneau, capacité, confirmés et reste à couvrir.
• Accès aux inscrits selon la page protégée et les capacités de l’utilisateur.

Pro peut transformer l’inscription immédiate en véritable workflow : demande à valider, refus, mise en attente lorsqu’un créneau est complet et promotion vers une place disponible.

Figure 12 — Écran Pro de validation et de liste d’attente

• Validation préalable : l’inscription reste « À valider » tant qu’un responsable ne l’a pas acceptée.
• Liste d’attente : une demande peut être conservée lorsque la capacité est atteinte.
• Promotion automatique : lorsqu’une place se libère, la demande la plus ancienne peut être promue selon la configuration.
• Notifications de statut : validation, refus et promotion peuvent déclencher des messages adaptés.
• Règles globales avec possibilité de comportements spécifiques selon les missions lorsque Pro les expose.

Dans Validation & attente, une demande « À valider » peut être validée ou refusée. Une personne en liste d’attente peut être promue ou retirée. Les changements sont immédiatement répercutés dans les effectifs des créneaux.

Le module Pro de personnalisation des e-mails permet de dépasser les notifications simples du cœur Free : identité d’expéditeur, charte visuelle, objets et contenus HTML, variables dynamiques, prévisualisation et envoi de test.

Figure 13 — Personnalisation Pro des e-mails HTML

• Nom et adresse de l’expéditeur, ainsi qu’une adresse de réponse.
• Couleur de marque utilisée dans les modèles HTML.
• Limite totale des pièces jointes, paramétrable dans les bornes prévues par le plugin.
• Éditeur de sujet et contenu HTML pour les modèles disponibles.
• Prévisualisation et e-mail de test avant utilisation réelle.
• Journal des e-mails automatisés : date, modèle, destinataire, mission, statut et éventuelle erreur.

Les modèles peuvent réutiliser des variables telles que le prénom et le nom du bénévole, la mission, l’événement, la date, l’horaire, le lieu, les places manquantes, le nombre d’heures avant l’échéance, les liens vers les documents, le planning personnel, la page de gestion et le nom du site.

Pro prévoit des documents ou pièces jointes associés aux missions et leur utilisation dans les communications. Cela permet par exemple de joindre une fiche de consignes, un plan d’accès ou un document d’organisation aux messages appropriés.

Les campagnes e-mail servent à envoyer une communication ponctuelle ou programmée autour d’un événement, avec ciblage, envoi par lots et reprise contrôlée d’un envoi interrompu.

Figure 14 — Gestion Pro des campagnes e-mail

• Tous les membres.
• Bénévoles d’un événement donné.
• En modes d’affichage avancés : rôles WordPress sélectionnés ou liste manuelle d’adresses.
• En mode Expert : sélection de comptes utilisateurs lorsque l’option est proposée.

1. Choisir l’événement et l’audience.

2. Rédiger l’objet et le contenu HTML, puis ajouter éventuellement des pièces jointes.

3. Envoyer un test pour vérifier le rendu.

4. Enregistrer en brouillon, programmer ou lancer immédiatement.

5. Consulter le résultat et le journal détaillé des tentatives ; la reprise évite de renvoyer aux destinataires déjà traités.

Les automatisations réduisent les vérifications manuelles avant un événement. Elles s’appuient sur la tâche planifiée du plugin et peuvent déclencher des rappels ou signaler des créneaux insuffisamment couverts.

Figure 15 — Réglages Pro des rappels et alertes

• Activation de rappels avant la mission avec plusieurs décalages horaires configurables.
• Jusqu’à plusieurs échéances de rappel afin de prévenir à différents moments.
• Alertes de créneaux incomplets à l’approche de l’événement.
• Destinataires d’alerte configurables selon les options de Pro.
• Interaction possible avec les notifications de statut et les modèles HTML.

Pro ajoute des modèles de workflow pour accélérer la préparation d’événements récurrents. Un modèle de mission peut définir le titre, le contenu, les créneaux relatifs, la capacité, le lieu, le responsable et plusieurs règles avancées : invités, validation, liste d’attente, rappels et alertes.

• Création automatisée de missions à partir de modèles lorsque la configuration le prévoit.
• Clôture automatique des inscriptions un certain nombre d’heures avant l’échéance.
• Archivage coordonné de l’événement et de son organisation.
• Duplication complète d’un événement avec ses missions, en décalant les dates pour le nouveau rendez-vous.

Les rapports Pro mesurent la couverture des besoins bénévoles, tandis que les permissions avancées déterminent qui peut consulter ou modifier ces informations.

Figure 16 — Rapport Pro de couverture des besoins

• Nombre de missions et de créneaux.
• Taux de couverture calculé à partir des capacités et inscriptions confirmées.
• Nombre de créneaux incomplets et places manquantes.
• Volumes « À valider », « Liste d’attente » et « Renforts » lorsque ces statuts sont utilisés.
• Indicateurs de communication et activité récente des inscriptions.
• Export CSV du rapport selon les droits accordés.

Figure 17 — Permissions Pro des responsables et périmètres

• Accès à tous les événements ou uniquement aux missions attribuées.
• Consultation ou masquage des coordonnées des personnes inscrites.
• Droit de modifier les inscriptions : validation, refus, renfort, promotion ou annulation.
• Droit d’exporter les rapports.
• Le responsable renseigné sur une mission sert de base au périmètre « missions attribuées ».

Les fonctions d’import/export facilitent les sauvegardes fonctionnelles, les migrations de configuration et les exports de données destinés à un traitement externe.

• Export JSON de l’organisation : événements, lieux, types, missions, créneaux et réglages concernés.
• Import JSON avec option de conservation des états publiés selon le parcours proposé.
• Exports CSV : événements, missions/créneaux, participants événements et inscriptions bénévoles.

Le transfert avancé vise les réglages Pro : modèles d’e-mails, permissions, workflows, règles spécifiques de missions et éventuellement campagnes. Il est conçu pour déplacer la configuration sans copier les données personnelles opérationnelles.

• Les campagnes importées sont recréées en brouillon : elles ne partent pas automatiquement.
• Les informations de progression et journaux d’envoi ne sont pas copiés.
• Les inscriptions, adresses d’invités, clés de confirmation et journaux opérationnels sont exclus du transfert avancé.
• Les références de documents peuvent être transférées, mais les fichiers eux-mêmes doivent déjà exister dans la médiathèque du site de destination.
• Pour une migration complète, importez d’abord la structure d’organisation afin que les événements et missions puissent être reconnus lors du transfert Pro.

• Nombre de jours d’anticipation d’affichage par défaut.
• Envoi ou non des e-mails de confirmation d’inscription et d’annulation.
• Archivage automatique et délai après lequel un événement terminé peut être archivé.

• Activation des e-mails simples du cœur Free.
• Autorisation globale des inscriptions bénévoles invitées.
• Délai minimal d’annulation, exprimé en heures.

Les modules principaux permettent d’activer l’affichage des événements publics et la gestion des missions/inscriptions bénévoles. Lorsque Pro est installé, l’écran peut également refléter l’état des briques avancées de communication, automatisation, rapports ou permissions.

Pour un utilisateur connecté, les inscriptions sont liées à son identifiant WordPress. Une inscription invitée peut contenir prénom, nom, e-mail, téléphone facultatif, jetons techniques, statut et horodatages. Le plugin s’intègre aux mécanismes WordPress d’export et d’effacement des données personnelles.

Le cœur Free n’envoie pas les données métier vers un service externe : les e-mails passent par le système de messagerie configuré dans WordPress. Pro utilise en plus son service de licence et de mise à jour pour valider l’accès aux fonctions premium.

• Vérifiez les pages attendues après une migration ou une refonte.
• Contrôlez l’état technique dans le tableau de bord et la Santé du site WordPress.
• Veillez au bon fonctionnement de WP-Cron ou du mécanisme planifié utilisé par votre hébergement : rappels, alertes et traitements automatiques en dépendent.
• Testez l’envoi d’e-mails depuis WordPress avant de diagnostiquer un problème de campagne ou de notification dans le plugin.

Pour une utilisation régulière, la séquence suivante évite la plupart des oublis et facilite la délégation.

1. Configurer une fois les pages, modules, e-mails et règles d’inscription.

2. Créer l’événement avec dates, lieu, visibilité, capacité et inscriptions.

3. Créer les missions nécessaires puis répartir les besoins en créneaux réalistes.

4. Attribuer les responsables de missions.

5. Publier les événements et missions, puis vérifier le rendu public sur mobile et ordinateur.

6. Suivre les inscriptions ; avec Pro, traiter rapidement les demandes à valider et la liste d’attente.

7. Avant l’événement, contrôler le rapport de couverture et relancer les créneaux incomplets.

8. Utiliser les rappels automatiques ou une campagne ciblée si nécessaire.

9. Après l’événement, vérifier les annulations et les données à conserver, puis laisser l’archivage suivre la règle choisie.

10. Pour un événement récurrent, utiliser la duplication et les workflows Pro plutôt que de tout recréer manuellement.

Le club prépare un tournoi le 12 septembre. L’administrateur crée l’événement puis trois missions : accueil, buvette et installation. La buvette reçoit trois créneaux. Les membres s’inscrivent depuis la page publique ; les invités sont autorisés uniquement sur la mission installation. Deux responsables accèdent au portail front-end. Avec Pro, une validation est exigée pour l’accueil, la buvette utilise une liste d’attente et des rappels sont envoyés 48 h puis 6 h avant chaque créneau.

Le mode Essentiel enlève-t-il des fonctions ?

Non. Il simplifie principalement la quantité d’options affichées. Les droits et les données ne changent pas du seul fait de passer en Essentiel, Complet ou Expert.

Un visiteur sans compte peut-il s’inscrire ?

Oui pour une mission bénévole si les inscriptions invitées sont activées globalement et autorisées sur la mission. L’inscription directe à un événement nécessite en revanche un compte WordPress connecté.

Que se passe-t-il lorsqu’un créneau est complet ?

Le cœur Free ne réserve pas une place au-delà de la capacité. Pro peut activer un workflow de liste d’attente et, selon la configuration, promouvoir automatiquement une demande lorsqu’une place se libère.

Puis-je envoyer une campagne uniquement aux bénévoles d’un événement ?

Oui avec Pro. Les campagnes savent cibler les bénévoles de l’événement et proposent d’autres audiences dans les modes d’affichage avancés.

Les rapports Pro comptabilisent-ils les heures réellement effectuées ?

Non. Ils mesurent surtout les capacités, les inscriptions et la couverture des besoins ; ils ne constituent pas un système de pointage ou de présence.

Puis-je donner un accès limité à un responsable ?

Oui avec Pro. Il est possible de limiter un rôle aux missions qui lui sont attribuées et de séparer les droits de consultation des contacts, de modification des inscriptions et d’export.

Une campagne importée peut-elle partir automatiquement ?

Non. Le transfert Pro recrée les campagnes importées en brouillon afin d’éviter tout envoi involontaire.

Les données sont-elles supprimées à la désactivation ?

Non. La désactivation conserve les données. Une désinstallation complète ne supprime les données que si l’option de nettoyage prévue a été activée.

Comment tester avant d’ouvrir les inscriptions ?

Créez un événement de test, une mission et au moins deux créneaux. Vérifiez la liste publique, l’inscription avec un compte, le parcours invité si activé, le planning personnel, les e-mails et les permissions du portail responsable.